EDMS é a sigla para Engineering Document Management System, ou, em português, Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia. Possuir um controle da documentação é essencial para qualquer tipo de projeto de engenharia.

Esses projetos possuem documentos com estruturas complexas e são criados por grupos de profissionais que trabalham em ambientes de cooperação. Devido a essa demanda diferenciada, exigiu-se a criação do EDMS, que tem como objetivo a gestão de documentos técnicos da empresa durante todo o seu ciclo de vida.

Saiba o que é um EDMS
Fonte: Envato

Mas, afinal, o que é gestão de documentos

Gestão de documentos pode ser definida como uma criação de práticas e processos eletrônicos para arquivar de forma correta diferentes tipos de arquivos e informações empresariais, que são os documentos.

Para que essa organização seja feita com êxito, não basta apenas definir algumas gavetas e armários para armazenar papéis. É preciso contar com profissionais que entendam do assunto e pessoal treinado para que ela funcione de maneira correta.

Os procedimentos realizados para fazer o arquivamento irão considerar características específicas dos documentos. Além disso, levarão em conta as necessidades da empresa, o que os colaboradores mais acessam, localização de cada arquivo, etc.

Mas, afinal, o que é gestão de documentos
Fonte: Envato

No caso do EDMS, essa gestão deve ser enxergada de maneira muito mais profunda. Isso porque os Projetos de Engenharia têm documentos mais complexos, que envolvem desenhos, cálculos e informações que não podem ser perdidas. Isso porque qualquer um dos envolvidos precisa ter liberdade para consultar esses dados a qualquer momento.

Algumas características necessárias em um EDMS

  • Controle de revisões e versões de documentos
  • Utilização de modelos de documentos pré-definidos
  • Controle de fluxos dos documentos
  • Suporte a diversos tipos de documento
  • Referências entre documentos
  • Anexos e comentários
  • Pesquisas com combinações de informações
  • Histórico de ações realizadas no documento
  • Geração de guias de remessas de documentos
  • Controle de acesso baseado em perfil
  • Acesso via WEB
Veja algumas características necessárias em um EDMS
Fonte: Envato

Controle de revisões e versões de documentos

Objetivo: possibilitar o retorno a pontos anteriores, na busca de novas alternativas.
Devem ser considerados os seguintes aspectos:

  • Publicar somente a versão mais recente do documento;
  • Permitir que pessoas autorizadas possam acessar as versões anteriores para efetuar comparações;
  • Possibilitar a criação automática de novas versões.

Utilização de modelos de documentos pré-definidos (Templates)

Objetivos:

  • Agilizar a criação de novos documentos;
  • Auxiliar a padronização da documentação;
  • Reduzir as falhas de formatação dos documentos.

Controle de fluxos dos documentos

Objetivo: Permitir o acompanhamento da evolução dos documentos e o controle das atividades relacionadas a eles (incluindo responsáveis e prazos).

Suporte a diversos tipos de documento

Objetivo: Permitir o armazenamento de documentos como: planilhas, apresentações, cronogramas de projetos, entre outros, junto com demais documentos de projeto.

Referências entre documentos
Fonte: Envato

Referências entre documentos

Objetivo: Permitir que os documentos de engenharia estejam relacionados a outros tipos de documento que complementam a informação do mesmo.

Anexos e comentários

Objetivo: Permitir que os profissionais troquem informações entre si, armazenando anexos e comentários eletrônicos, evitando que as anotações se percam (exemplos: croquis, cópias de verificação…)

Pesquisas com combinações de informações

Objetivo: Aumentar a agilidade na busca de grupos de documentos através da combinação de informações como: disciplina, tipo do documento, status, revisão, entre outros.

Histórico de ações realizadas no documento

Objetivo: Registrar quem realizou e quando foram realizadas ações no documento como: elaboração, visualização, alteração, entre outros.

Histórico de ações realizadas no documento
Fonte: Envato

Geração de guias de remessas de documentos

Objetivo: Aumentar a agilidade e reduzir erros com o preenchimento automático dos formulários de saída de documentos (em projetos de engenharia é comum o uso de sistemas de protocolo, para registrar entrada e saída de documentos).

Controle de acesso baseado em perfil

Objetivo: Aumentar a segurança definindo as ações permitidas para cada grupo de usuários, como gerentes, engenheiros e projetistas.

Acesso via WEB

Objetivo: Possibilitar mobilidade aos usuários, permitindo o acesso aos documentos de qualquer computador com acesso à internet. Essa funcionalidade favorece a participação de profissionais geograficamente dispersos.

Um exemplo de software que pode ser utilizado como EDMS é o E-CLIC. O programa foi desenvolvido pela Profits Consulting, que é especializada em gestão documental, com o intuito de melhorar o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) das empresas. Se quer gerir melhor o seu negócio, entre em contato e faça um orçamento.

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